Tổng Hợp

Tổng Hợp Các Thủ Thuật Trong Excel Bạn Cần Biết [11 Tips]

Đối với các bạn thường xuyên phải làm việc với Excel, thì việc biết thêm các công cụ hay phím tắt là một điểm mạnh vô cùng lợi thế, giúp các bạn thao tác nhanh hơn. Hôm nay, mình xin chia sẻ một số thủ thuật trong Excel mà bất cứ ai cũng nên biết.

Tổng hợp các thủ thuật trong excel bạn nên biết

Cách thêm dòng trong Excel bằng phím tắt

Việc thêm dòng hay thêm cột trong Excel thường xuyên xảy ra, khi đang làm việc và mình muốn thêm dòng, thay vì click vào 1 dòng trong Excel để thêm. Các bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt sau để thêm dòng

Bước 1: Shift + Space : dùng để chọn nguyên dòng đó, sau đó

Bước 2: Ctrl + Shift + “+”: Dùng để thêm 1 dòng mới

Bên cạnh đó, bạn muốn thêm 1 lúc nhiều dòng thì sau Bước 1 ở trên, bạn có thể dùng phím Shift + trỏ xuống để chọn số lượng dòng của nguyên file, tiếp đó bạn thực hiện tiếp như Bước 2 ở trên.

Ngoài ra, để xóa một dòng trong Excel. Sau khi thực hiện Bước 1 ở trên để chọn dòng cần xóa. Bạn thực hiện phím tắt Ctrl + “-“ để xóa dòng đã chọn.

Dòng mới được thêm vào sẽ chèn vào phía trên của dòng đã chọn.

Rất đơn giản, chỉ cần luyện tập các thao tác này trong 1 ngày bạn có thể nhuần nhuyễn. Một trong số những thủ thuật trong excel đầu tiên bạn cần biết.

Xem thêm: Các thủ thuật trong Excel – phần 2 trong chuỗi bài về thủ thuật excel

Cách thêm cột trong Excel bằng phím tắt

Tương tự như cách thêm dòng trong Excel. Việc thêm hoặc xóa cột trong Excel bằng phím tắt rất đơn giản như sau

Bước 1: Ctrl + Space : dùng để chọn nguyên cột muốn thêm hay xóa

Bước 2: Ctrl + Shift + “+” : dùng để thêm cột Hoặc Ctrl + “-“ : dùng để xóa cột đã chọn

Lưu ý đối với việc thêm cột bằng phím tắt thì các cột được thêm vào phía bên trái của cột được chọn

Phím tắt đổi tên file

Khi thực hiện trên các file word, excel hay bất kể file nào có tên. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác ấn F2 để chọn tên file cần đổi, sau đó đổi tên theo mong muốn

Cách copy giá trị trong Excel không copy công thức

Việc copy giá trị trong Excel có bao gồm công thức thì được thực hiện rất nhiều cách. Tuy nhiên, đôi khi bạn mong muốn copy giá trị trong file Excel nhưng không muốn copy công thức và để giá trị của ô được copy. Để thực hiện bạn sử dụng thao tác sau

Bước 1: Ctrl + C: chọn vùng cần copy

Bước 2: Alt + E + S: paste vùng giá trị đã copy trước đó. Lưu ý, Unikey lúc này đang ở chế độ tiếng Anh nhé các bạn

Bước 3: Phím V + OK : Paste giá trị của vùng mới được copy.

Trên đây là cách copy paste cực kỳ nhanh bằng phím tắt. Chỉ cần luyện tập vài lần các bạn sẽ quen với thao tác này.

Một số tính năng của Paste Special

Nhân tiện, mình chia sẻ cho các bạn một số chức năng của Paste Special: Thông qua Bước 1 và 2 ở phía trên

các thủ thuật trong excel

Thay vì dùng chuột để click vào từng tính năng của chức năng này, bạn có thể dùng các ký tự được gạch chân tương tứng từng chức năng – như là cách dùng phím tắt trong Excel.

  1. Formulas: Copy hay sao chép công thức của vùng đã chọn
  2. Values: Sao chép giá trị của vùng đã chọn
  3. Formats: Sao chép định dạng vùng dữ liệu đã chọn
  4. Comments and Notes: Sao chép những ghi chú của vùng dữ liệu đã chọn
  5. Validations: Sao chép vùng dữ liệu đã được định dạng Data Validation
  6. All Using Source theme: Sao chép tất cả các thông tin cùng kiểu cách của vùng dữ liệu đã chọn
  7. All except borders: Sao chép tất cả ngoại trừ đường viền của vùng dữ liệu đã chọn
  8. Column width: Sao chép độ rộng của vùng dữ liệu đã chọn
  9. Formulas and number formats: Sao chép công thức và định dạng số của vùng dữ liệu đã chọn
  10. Values and number formats: Sao chép định dạng giá trị và số của vùng dữ liệu đã chọn
  11. All merging conditional formats: Sao chép conditional formatting của vùng dữ liệu đã chọn trước đó.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Power Query để chuẩn hóa dữ liệu

Phần tiếp theo đó là Operation:

  1. None: đây là phần mặc định, không có thay đổi gì cả
  2. Add: Cộng thêm dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu mà bạn sẽ dán vào
  3. Subtract: Trừ thêm dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu mà sẽ dán vào
  4. Multiply: Nhân dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu sẽ dán vào
  5. Divide: Chia dữ liệu mà bạn đã sao chép vào các dữ liệu sẽ dán vào

Phần cuối đó là Others:

  1. Skip Blanks: Nghĩa là những ô trống ở phần được sao chép ra sẽ không được xét đến
  2. Transpose: Nghĩa là vùng dữ liệu ở vùng được sao chép ra sẽ được chuyển đổi định dạng từ ngang thành dọc và từ dọc thành ngang.

Nút lệnh Paste Link: ô chọn này chỉ có thể sử dụng khi bạn không chọn các tùy chọn nào, ngoài các tùy chọn mặc định. Việc chép có liên kết thực ra là cho đến công thức tham chiếu đến ô được sao chép. Mục đích để minh họa cho bạn biết các ô được dán đang được sao chép từ ô nào.

Trên đây là chia sẽ phần 1 của mình về một số thủ thuật trong Excel mà ai cũng nên biết. Sau đó, mình sẽ tiếp tục làm tiếp các phần sau để giúp các bạn giảm bớt các thao tác thừa trong Excel.

Các thủ thuật trong excel phần 2

Tiếp nối bài viết các thủ thuật trong Excel trước đó. Hôm nay mình sẽ điểm ra một số phím tắt trong Excel mà các bạn nên áp dụng trong công việc.

Phím tắt lọc dữ liệu trong Excel

Để lọc dữ liệu trong Excel thay vì click tab Data, chọn Filter. Bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt sau để lọc dữ liệu trong file Excel

Ctrl + Shift + L

Đây là một cách cực kỳ nhanh chóng giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, mình sẽ chỉ cho các bạn phím tắt để lọc dữ liệu sau khi đã filter.

Alt + “trỏ xuống”: phím tắt này được dùng khi bạn đã tạo filter cho dòng được lọc. Sau đó bạn có thể di chuyển nút trỏ xuống để lựa chọn vùng để lọc dữ liệu.

Space : nút này được kết hợp với phím tắt phía trên để chọn dữ liệu lọc theo mong muốn.

Xem thêm: Hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Cách sắp xếp số thứ tự trong Excel

Ngoài các phím tắt ra thì việc tạo thêm 1 cột và sắp xếp số thứ tự trong Excel cũng thường xuyên phải làm.

Trước tiên, bạn dùng phím tắt Ctrl + Shift + L để tạo bộ lọc của vùng dữ liệu, sau đó dùng phím Alt + “trỏ xuống”, tiếp đến ấn phím “trỏ xuống”, và Space để chọn sort A to Z.

Vậy là bạn có thể sắp xếp số thứ tự trong Excel thông qua việc kết hợp phím tắt trên.

Ngoài ra, còn 1 cách khác để tạo số thứ tự từ 1 đến N (N là số mà bạn mong muốn) như sau:

Bước 1: dòng đầu tiên của cột STT bạn gõ 1

Bước 2: Ctrl + Shift + “trỏ xuống” – để chọn vùng mà bạn sẽ tạo số thứ tự trong file

Bước 3: Alt + H + F + I + S + Tab + nhập số N mà bạn muốn

Vậy là hoàn thành thao tác sắp xếp số thứ tự từ 1 đến N.

Cách chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel và ngược lại

Như trong bài chia sẻ trước đó của mình về các thủ thuật trong Excel, mình có giới thiệu đến các bạn tính năng của Paste Special. Vậy để chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel các bạn vui lòng làm theo các bước sau:

Bước 1: Ctrl + C: Sao chép bảng cần xoay và chọn vùng để dán dữ liệu vừa mới sao chép.

Bước 2: Alt + E + S: kích hoạt chức năng Paste Special trong Excel

Bước 3: E + Enter : tính năng transpose của Paste Special, giúp bạn chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang hoặc ngược lại.

Lưu ý: trước khi sử dụng tính năng paste special trong Excel, bạn vui lòng sử dụng phím tắt Ctrl + Shift để chuyển đổi unikey từ tiếng việt sang tiếng anh. Sau khi copy, dán dữ liệu thành công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt này để chuyển từ tiếng anh sang tiếng việt nhanh chóng.

Cách copy công thức xuống dòng dưới hàng loạt

Ctrl + D: Để copy công thức xuống dưới dòng hàng loạt trong khi file đang filter hoặc không bạn có thể dùng phím tắt sau

Ctrl + R: phím tắt này dùng để copy công thức theo chiều ngang hàng loạt.

Phím tắt hàm sum trong Excel

Thay vì gõ hàm Sum trong Excel, bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Alt + “+” để tạo ra hàm subtotal hay sum cho cột mà bạn muốn tính tổng.

Phím tắt chuyển sheet trong Excel

Thay vì click chuột từng sheet, bạn dùng tổ hợp phím tắt sau để di chuyển giữa các sheet nhé

Ctrl + PgDn (pagedown): dùng để tịnh tiến, di chuyển qua sheet bên phải

Ctrl + PgUp (pageup): dùng để di chuyển qua sheet bên trái

Xem thêm: Tự động hóa excel bằng power query thay cho vba

Phím tắt tạo folder mới

Bên cạnh chia sẻ các phím tắt sử dụng trong Excel, mình cũng chia sẻ cho các bạn phím tắt tạo folder mới bằng cách ấn tổ hợp phím

Ctrl + Shift + N

Mình hy vọng chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn sẽ thực hiên thao tác nhanh hơn trong Excel.

Nếu bạn có nhu cầu học về kỹ năng Excel nâng cao, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các khóa học phù hợp với trình độ và định hướng nghề nghiệp của các bạn.

Ngoài ra, bạn có thể rèn luyện thêm kỹ năng excel của mình với khóa học excel nền tảng cho người làm việc với dữ liệu.

Cập nhập các bài viết hữu ích của Uniace tại Chuyên Đề Excel

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Kiến Thức Chung

Xem Thêm :   Hướng dẫn ghép ảnh trong photoshop cs6 mới nhất 2021

Xem thêm :  Tổng hợp các cách mở 2 file Excel cùng lúc trên màn hình để làm việc thêm hiệu quả

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button