Với thời đại công nghệ như ngày nay, việc trao đổi thông tin nhanh chóng trở trên hết sức quan trọng. Thế nhưng hãy tưởng tượng khi bạn gửi thư cho người khác mà chỉ toàn là chữ đều đều, phải mất rất nhiều thời gian để đọc và tìm hiểu cặn kẽ ý chính trong thư, như thế thì thật sự quá phức tạp. Thay vào đó, để tạo được ấn tượng cũng như làm nổi bật thông tin chính lên thì chúng ta sẽ cần đến Tiêu đề thư (Letterhead). Trong các văn bản in ấn thì điều này càng thêm phần quan trọng bởi tiêu đề thư sẽ tóm tắt khái quát ý chính và cũng làm văn bản thêm bắt mắt.
Tuy rất quan trọng nhưng khái niệm tiêu đề thư vẫn còn rất mơ hồ trong tiềm thức của hầu hết chúng ta. Và một vài câu hỏi được đặt ra:
Contents
Tiêu đề thư là gì? Letterhead là gì?
Tiêu đề thư (Letterhead) là phần đầu của 1 lá thư, thường nằm ở góc trên cùng. Thông thường tiêu đề thư sẽ bao gồm logo công ty, tên công ty, địa chỉ, thông tin liên lạc. 1 tiêu đề thư đạt chuẩn sẽ đóng vai trò như 1 nhận diện thương hiệu, khiến lá thư trở nên trang trọng và chuyên nghiệp hơn.
Như đã nói ở trên, tiêu đề thư để làm nổi bật nội dung chính của văn bản nên chúng ta có thể hiểu nôm na Tiêu đề thư giống như tên một quyển sách hay một văn bản nào đó. Qua phần khái niệm chúng ta có thể lấy ví dụ một văn bản in ấn để quảng cáo một lĩnh vực trong công ty thì phần in đầu tiên chính là tiêu đề thư, đó là tên, logo của công ty đó.
Tiêu đề thư (Letterhead) dùng để làm gì?
Tiêu đề thư không đơn giản chỉ là để quảng cáo dịch vụ hay thương hiệu nào đó mà tiêu đề thư còn được dùng rất phổ biến trong cuộc sống của chúng ta theo nhiều hình thức khác nhau với quy mô lớn. Ví dụ như:
+ Lập hóa đơn
+ Đề thư kiến nghị
+ Gửi thông tin đến các đối tác
+ Làm slogan tuyên truyền.
Tại sao phải có tiêu đề thư?
Trong thời đại thông tin đến mọi lúc mọi nơi thì việc tạo ấn tượng thông tin tốt lại hết sức quan trọng để người xem có thể nhớ được. Nhất thiết cần một tiêu đề thư hoàn hảo để truyền tải đúng thông tin một cách hợp lý và dễ nhớ. Nếu bạn vẫn tự hỏi vì sao cần một tiêu đề thư thì hãy tham khảo các vai trò bên dưới nhé:
+ Lan truyền logo, thương hiệu đến khách hàng: Đúng với khái niệm của tiêu đề thư, đây là vai trò đầu tiên và dễ dàng nhận thấy nhất.
+ Thể hiện sự chuyên nghiệp của các công ty, doanh nghiệp: Trong khâu chuẩn bị và trình bày, tiêu đề thư là thứ đầu tiên đập vào mắt người xem nên cần chuẩn bị thật trang trọng vì còn có thể đánh giá năng lực và tiềm năng tương lai của công ty này.
+ Tiêu đề thư còn là một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp: Bởi những khách hàng yêu thích cái đẹp sẽ dễ dàng bị cuốn hút bởi một tiêu đề ấn tượng.
+ Thuyết phục khách hàng: Đây là một vai trò quan trọng do thời đại hiện nay khá vội vàng nên khách hàng cũng không còn đủ kiên nhẫn để nghe nhân viên tư vấn cặn kẽ ngay lần đầu tiên. Cách tốt nhất là dùng tiêu đề thư, vừa tạo ấn tượng lâu dài, vừa là cách hay nhất để quảng cáo và tóm gọn lợi ích của sản phẩm, dịch vụ.
+ Công cụ Marketing: Do tính năng ngắn gọn mà tiêu đề thư có thể là một công cụ marketing hoàn hảo ở bất kỳ nơi nào.
Tuy nhiên để thiết kế được một tiêu đề thư có thể đáp ứng đầy đủ các vai trò trên thì vẫn cần một khuôn khổ rõ ràng.
Những điều cần chú ý khi thiết kế tiêu đề thư:
Về mẫu tiêu đề: Tùy vào tiêu đề thư mà chọn loại tiêu đề có thể dễ dàng đặt ở căn giữa khổ giấy.
Về độ phân giải: Đặt ở chế độ 300 dpi là phù hợp.
Về kích thước: Ở đây có hai trường hợp:
Khổ giấy thông dụng nhất ở các nước trên thế giới (trừ Mỹ, Canada) là A4 tiếp đến là A3, A5 thế nên các kích thước tương đối phù hợp như sau:
– A3: 420 x 297 mm
– A4: 210 x 297 mm
– A5: 210 x 148 mm
Riêng Mỹ và Canada có tiêu chuẩn như sau:
– Letter: 8.5 x 11 inch (216 x 279 mm)
– Legal: 8.5 x 14 inch (216 x 356 mm)
Một số mẹo để thiết kế tiêu đề thư đẹp:
Tìm hiểu bố cục Tiêu đề thư:
Để thiết kế một Letterhead đẹp, bắt mắt, ấn tượng và đầy đủ thông tin trước hết phải tìm bố cục cho Letterhead. Thông thường các doanh nghiệp lớn thường có xu hướng sử dụng những Letterhead được thiết kế từ hình khối, hoặc đơn giản hơn nữa thì chỉ sử dụng đường viền kẻ bao quanh.
Tại sao lại như vậy? Bởi vì nếu một Letterhead mới đầu đã quá lòe loẹt, ấn tượng thì sẽ làm át đi mất phần thông tin cần được chú ý, như thế là đã bị phản tác dụng. Thế nên các bạn lưu ý cần dựa vào mục đích mà tạo một Letterhead theo bố cục phù hợp.
Chọn màu sắc cho Tiêu đề thư:
Màu sắc cũng là một cánh tay đắc lực của bạn trong việc tạo một Letterhead ấn tượng và đầy đủ thông tin. Nhưng chọn màu cho Letterhead lại là cả một vấn đề bởi vì màu sắc của Letterhead bắt buộc phải tuân theo 2 quy chuẩn là có những Gam màu chính giống với nhận diện thương hiệu và tất cả màu sắc phải bao quanh và làm nổi bật được phần trắng mà mình viết thông tin vào.
Thêm một điều rất khó ở việc chọn màu sắc cho Letterhead đó là mặc dù phải nổi bật các designer không được chọn quá nhiều màu cho một Letterhead vì sẽ làm mất công dụng truyền thông tin khi nhận diện màu logo thương hiệu mà còn làm phân tâm khách hàng. Đặc biệt cần lưu ý khi chọn màu là để khi in ấn (nếu có) cũng không lệch màu quá nhiều.
Làm nổi bật thương hiệu trong Tiêu đề thư:
Một thuật ngữ nữa cũng rất cần trong việc thiết kế Letterhead đó là Watermark – đây là những dòng mờ mờ ghi tên thương hiệu hay tác giả trong mỗi tờ, một cánh tay đắc lực trong việc làm nổi tên thương hiệu cho Letterhead. Nhưng logo, tên thương hiệu và Watermark cần được phân bố đều. Ví dụ như logo thương hiệu ở bên góc trái trên tờ giấy thì Watermark nên ở bên góc phải hoặc nằm giữa.
Khi kết hợp hai điều này với nhau, thông tin thương hiệu và logo sẽ được khách hàng ghi nhớ dễ dàng.
Chọn Font chữ phù hợp và cố định:
Do phải các thiết kế này thường có những phần kích thước rất nhỏ nên việc chọn một Fot chữ có chân, rõ ràng và mạch lạc là điều cần thiết. Các Font chữ cần đáp ứng yêu cầu dễ đọc, không viết hoa, không nét thanh nét đậm để dễ đọc khi in nhỏ. Lưu ý chỉ cố định một Font cho tất cả.
Sáng tạo và khác biệt chưa bao giờ lỗi “mốt”:
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ chọn một Letterhead đơn giản, nhẹ nhàng mà tinh tế. Tuy nhiên, đây là thời đại của sáng tạo và khác biệt. Tức là các designer cần đáp ứng nhu cầu thỏa mãn óc thẩm mỹ của khách hàng mà vẫn mang một chất riêng của thương hiệu. Nhưng nhớ là khác biệt chứ đừng khác lạ, sự khác lạ quá mức đôi khi lại không được đón nhận.
Bây giờ thì bạn đã không còn bất kỳ thắc mắc nào trong việc tạo Letterhead nữa chứ? Ban đầu thực hiện có vẻ khó khăn nhưng khi đã làm rồi ta mới biết ta có thể làm hơn thế nữa và biết vấn đề ở đâu. Hãy bắt tay vào thiết kế in cho mình một Letterhead nào!
Chúc các bạn thiết kế Letterhead đẹp và thành công!
