Sơ đồ Gantt là gì? Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt, một trong những công cụ tối ưu cho việc quản lý dự án, là trợ thủ đắc lực cho người quản lý dự án cũng như cách thành viên trong dự án có thể hoàn thành các công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, đưa dự án đi đến thành công.

Vậy sơ đồ Gantt là gì? Nó mang lại những lợi thế gì trong việc quản lý dự án và bạn có thể tạo biểu đồ Gantt như thế nào? Bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay sẽ giúp bạn có lời giải đáp chính xác nhất!

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt (tên tiếng Anh: Gantt Chart) là một công cụ trong quản lý dự án được sử dụng để trình bày chuỗi các hoạt động trên một trục thời gian. Bởi vì những hoạt động này được hình dung dưới dạng thanh, chúng còn được gọi là sơ đồ thanh hoặc kế hoạch thanh.

Với sự trợ giúp của sơ đồ Gantt, quá trình của các hoạt động có thể được kiểm soát và có thể nhanh chóng nhận ra những sai lệch và chậm trễ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tiến trình của dự án. Biểu đồ Gantt thường được phát triển dựa trên cấu trúc phân tích công việc.

Các giải pháp quản lý dự án tích hợp biểu đồ Gantt cung cấp cho người quản lý khả năng hiển thị về khối lượng công việc của nhóm, cũng như tính khả dụng hiện tại và trong tương lai, cho phép lập lịch trình chính xác hơn. Sơ đồ Gantt đã xuất hiện gần một thế kỷ, được phát minh bởi Henry Gantt, một kỹ sư cơ khí người Mỹ, vào khoảng năm 1910.

Ý nghĩa của sơ đồ Gantt là gì trong quản lý dự án?

Khi bạn thiết lập sơ đồ Gantt, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án của mình. Là một phần của quá trình này, bạn sẽ tìm ra ai sẽ chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu và nhóm của bạn có thể gặp phải những vấn đề gì.

Những cân nhắc này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng lịch trình khả thi, đúng người được giao cho từng nhiệm vụ và bạn cũng có thể dự trù phương án giải quyết cho các vấn đề tiềm ẩn trước khi bắt đầu.

Chúng cũng giúp bạn vạch ra các khía cạnh thực tế của một dự án, chẳng hạn như thời gian tối thiểu để hoàn thành và nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành trước, nhiệm vụ nào có thể hoàn thành sau. Thêm vào đó, bạn có thể sử dụng chúng để xác định hoạt động quan trọng – chuỗi các nhiệm vụ phải được hoàn thành đúng thời hạn nếu muốn toàn bộ dự án được giao đúng hạn.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng chúng để đảm bảo cho nhóm của bạn và các nhà tài trợ của bạn được thông báo về tiến độ. Chỉ cần cập nhật sơ đồ để hiển thị các thay đổi trong lịch trình và tác động của chúng hoặc sử dụng sơ đồ đó để thông báo rằng các nhiệm vụ chính đã được hoàn thành.

Tóm lại, việc sử dụng sơ đồ Gantt sẽ cho phép bạn:

• Biết được toàn bộ các hoạt động diễn ra trong dự án

• Khi nào các hoạt động cần bắt đầu và khi nào chúng cần kết thúc

• Hoạt động của bạn chủ yếu được lên lịch kéo dài trong bao lâu, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của toàn bộ dự án

• Trường hợp các hoạt động trùng lặp với các hoạt động khác và mức độ

• Tình trạng tiến độ hiện tại

• Thời hạn của toàn bộ dự án

• Biết ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

• Tìm và xử lý mọi vấn đề liên quan đến dự án.

Các thành phần của sơ đồ Gantt 

Sơ đồ Gantt được tạo thành từ 8 thành phần cụ thể như sau:

• Thời gian (Timeline): Một trong những thành phần chính của biểu đồ Gantt, ngày tháng cho phép người quản lý dự án không chỉ xem khi nào toàn bộ dự án sẽ bắt đầu và kết thúc, mà còn khi từng nhiệm vụ sẽ diễn ra. Chúng được hiển thị theo chiều ngang trên đỉnh của sơ đồ.

• Nhiệm vụ (Task List): Các dự án lớn luôn bao gồm một số lượng lớn các nhiệm vụ phụ. Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án theo dõi tất cả các nhiệm vụ phụ trong một dự án, do đó không có gì bị quên hoặc trì hoãn. Nhiệm vụ được liệt kê ở phía bên trái theo chiều dọc của biểu đồ.

• Thanh tác vụ (Bars): Khi các nhiệm vụ phụ đã được liệt kê, các thanh được sử dụng để hiển thị khung thời gian mà mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ phụ được thực hiện đúng tiến độ để toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn. Các thanh được hiển thị bên phải của sơ đồ.

• Các mốc quan trọng (Milestones): Các mốc quan trọng là những nhiệm vụ để hoàn thành và thành công của một dự án. Không giống như những chi tiết nhỏ phải làm, hoàn thành một cột mốc quan trọng mang lại cảm giác hài lòng và phát triển về phía trước. Trên sơ đồ Gantt, các cột mốc được hiển thị dưới dạng hình kim cương (hoặc đôi khi là một hình dạng khác) ở cuối thanh tác vụ cụ thể.

• Sự phụ thuộc (Dependencies): Trong khi một số nhiệm vụ của bạn có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, những nhiệm vụ khác phải được hoàn thành trước hoặc sau khi một nhiệm vụ phụ khác có thể bắt đầu hoặc kết thúc. Những phụ thuộc này được biểu thị bằng đường xám nhạt kết nối giữa các thanh tác vụ trên sơ đồ Gantt.

• Tiến độ (Progress): Mặc dù nhiều nhiệm vụ phụ có thể được hoàn thành khá nhanh chóng, nhưng sẽ có rất nhiều lúc bạn muốn xem nhanh chính xác dự án của mình đang diễn ra như thế nào. Tiến độ được hiển thị bằng cách tô bóng các thanh tác vụ để thể hiện phần của mỗi nhiệm vụ đã được hoàn thành hoặc có thể được biểu thị dưới dạng phần trăm.

• Điểm đánh dấu đường dọc: Một cách khác để theo dõi tiến độ dự án của bạn, một điểm đánh dấu đường thẳng đứng cho biết ngày hiện tại trên biểu đồ. Nó giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả vì bạn có thể biết nhanh mình còn lại bao nhiêu việc phải làm và liệu bạn có đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng hạn hay không.

• Nguồn lực được giao (Resource assigned): Mặc dù không phải mọi biểu đồ Gantt đều liệt kê tên của những người sẽ làm việc trên nó, nhưng nếu dự án của bạn sẽ được hoàn thành bởi một số cá nhân, liệt kê tên và nhiệm vụ được giao cho họ có thể vô cùng hữu ích. Xác định và phân công nguồn lực cho từng nhiệm vụ giúp bạn quản lý hiệu quả con người, công cụ và kỹ năng để hoàn thành từng dự án đúng thời hạn.

Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt 

Ưu điểm của sơ đồ Gantt:

Có thể vạch ra mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

Mọi dự án, bất kể mức độ phức tạp của nó, đều có các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau.

Ví dụ, nếu bạn đang nướng một chiếc bánh, bạn sẽ phải:

• Hâm nóng trong lò vi sóng 

• Đánh bột 

• Cho dầu vào chảo bánh 

• Đổ bột vào chảo và nướng

Một số nhiệm vụ có thể được thực hiện đồng thời. Ví dụ, bạn có thể làm nóng lò trong khi đánh bột. Tuy nhiên, các nhiệm vụ khác phải được thực hiện tuần tự. Bạn phải cho dầu vào chảo trước khi đổ bột vào.

Khi bạn lập một kế hoạch dự án, điều quan trọng là phải vạch ra mối quan hệ giữa các nhiệm vụ riêng lẻ. Nhóm của bạn cần biết những nhiệm vụ cần được thực hiện theo trình tự nào.

Sơ đồ Gantt không chỉ hiển thị trình tự các nhiệm vụ mà còn hiển thị các phụ thuộc của nhiệm vụ. Điều này giúp bạn và nhóm của bạn dễ dàng xem nhanh các nhiệm vụ liên quan đến nhau như thế nào.

Vừa có thể xem xét toàn cảnh vừa có thể chi tiết dự án

Những người khác nhau trong dự án sẽ muốn các mức độ chi tiết khác nhau trong kế hoạch dự án của họ. Bạn không thể mong đợi một bên liên quan cao cấp nhìn vào tiến độ của các nhiệm vụ riêng lẻ, thực tế họ chỉ muốn có một cái nhìn toàn cảnh về dự án.

Tuy nhiên, các thành viên nhóm nhỏ đang giải quyết các công việc một cách riêng lẻ lại cần biết chi tiết về tiến độ của họ. Họ cần có thể đi vào chi tiết và xem những nhiệm vụ nào họ đã hoàn thành, những nhiệm vụ nào còn lại cho đến nay.

Sơ đồ Gantt có thể chứa cả hai dạng xem này. Vì bạn có thể sửa đổi dòng thời gian, bạn có thể thay đổi chế độ xem sơ đồ để tập trung vào bức tranh toàn cảnh hoặc nhấn mạnh các nhiệm vụ riêng lẻ.

Điều này làm cho sơ đồ Gantt đặc biệt phù hợp với các dự án phức tạp mà các bên liên quan có thể muốn xem xét các mức độ chi tiết khác nhau trong các bản cập nhật dự án của họ.

Thúc đẩy các thành viên trong nhóm hoạt động hiệu quả hơn

Biểu đồ Gantt cho thấy hai điều:

• Nhiệm vụ được giao cho ai 

• Tiến độ của nhiệm vụ

Vì người được giao nhiệm vụ cũng như tiến độ của nó được hiển thị công khai, điều này có thể khiến các thành viên trong nhóm có trách nhiệm hơn.

Hơn nữa, vì sơ đồ Gantt hiển thị sự phụ thuộc của nhiệm vụ, nhóm của bạn có thể biết nhiệm vụ nào đang cản trở dự án. Điều này có thể buộc các thành viên trong nhóm chậm chạp phải nhanh chóng bắt kịp nhịp độ.

Trong một số công cụ quản lý dự án, bạn thậm chí có thể thiết lập cảnh báo nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn trong một số ngày nhất định. Điều này bổ sung thêm một phần trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm.

Đồng thời, sơ đồ Gantt cũng có thể đóng vai trò như một công cụ tạo động lực. Trong sơ đồ Gantt, các nhiệm vụ riêng lẻ được biểu diễn dưới dạng “thanh tiến trình”. Thanh tiến trình là một bộ cố định giao diện người dùng được công nhận tốt để thúc đẩy hành động. Một nghiên cứu thậm chí còn chỉ ra rằng việc cho mọi người thấy sự tiến bộ của họ giúp cải thiện hiệu suất của họ một cách trực quan, đặc biệt là khi giải quyết những công việc nhàm chán.

Khi các thành viên trong nhóm của bạn có thể biết được họ đã hoàn thành nhiệm vụ đến đâu (và còn bao nhiêu việc phải hoàn thành), họ sẽ có nhiều động lực hơn để hoàn thành.

Giúp quản lý nguồn lực tốt hơn

Nếu bạn là người quản lý dự án, một trong những mối quan tâm lớn nhất của bạn là sử dụng nguồn lực. Bạn không muốn tiết kiệm quá mức hoặc sử dụng ít nguồn lực của mình.

Trong sơ đồ Gantt, với tư cách là người quản lý, bạn có thể thu nhỏ và xem nhanh lịch trình của mọi người trong nhóm.

Nếu một tuần nào đó, người nào đó trong nhóm bị làm việc quá mức, hoạt động kém hiệu quả vào tuần tiếp theo, bạn có thể phát hiện ra và sửa chữa. Nếu họ đang làm việc liên tục hai nhiệm vụ rất khác nhau, bạn có thể lên lịch lại để có sự sắp xếp nhiệm vụ chặt chẽ hơn.

Điều ngược lại cũng đúng. Là một thành viên trong dự án, bạn có thể thấy mọi nhiệm vụ được giao cho bạn trong vài tuần tới. Điều này có thể giúp bạn lập kế hoạch công việc của mình tốt hơn.

Hơn nữa, bạn cũng có thể thấy các nhiệm vụ của mình liên quan như thế nào đến toàn bộ dự án. Điều này giúp bạn dễ dàng cộng tác với những người khác hơn. Bạn có thể xem bạn cần làm việc với ai (và khi nào) và chủ động cho phù hợp.

Hoàn thành dự án trước thời hạn

Bạn đã bao giờ nhìn vào bản đồ và tìm thấy lối đi tắt đến nơi bạn sẽ đến chưa? Bạn xác định được Điểm A và Điểm B, sau đó bạn tìm ra cách để đến đích nhanh hơn!

Sơ đồ gantt giống như một bản đồ. Bản đồ này giúp bạn dễ dàng xem các lối tắt của dự án. Những thay đổi đơn giản tạo ra kết quả lớn – như cắt giảm một tuần hoặc một tháng cho một dự án.

Biểu đồ Gantt không chỉ cho bạn thấy những gì cần phải hoàn thành. Chúng cũng giúp bạn dễ dàng ngăn chặn sự tắc nghẽn và phát hiện ra các cơ hội để đạt được hiệu quả. 

Và bởi vì sơ đồ gantt làm cho dòng thời gian trở nên trực quan, nên thật dễ dàng để xem nơi bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự với nhau để tiết kiệm thời gian và tìm ra con đường nhanh nhất để hoàn thành.

Tăng hiệu quả làm việc

Sơ đồ Gantt là công cụ lý tưởng để các thành viên trong nhóm tăng năng suất – cho phép họ làm việc cùng nhau một cách liền mạch, hiệu quả và thành công.

Nhược điểm của sơ đồ Gantt:

Không thể thấy tầm quan trọng của công việc

Độ dài của thanh tác vụ trong biểu đồ Gantt thể hiện thời lượng của một nhiệm vụ. Nhưng nó không hiển thị cho bạn là số lượng công việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Đây là một trong những thiếu sót lớn nhất của sơ đồ Gantt. Bạn không có cái nhìn sâu sắc về độ phức tạp hoặc cường độ của công việc cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.

Điều này có thể tạo cho người xem không hiểu biết (chẳng hạn như khách hàng) ấn tượng rằng hai tác vụ có độ dài bằng nhau cũng có độ phức tạp như nhau.

Quản lý sơ đồ có thể khó

Hầu hết các nhà quản lý dự án thường sử dụng Excel để tạo biểu đồ Gantt. Linh hoạt và đơn giản nhưng việc sử dụng Excel lại làm cho việc cập nhật các biểu đồ riêng lẻ trở nên cực kỳ khó khăn. Bạn sẽ phải cập nhật tiến độ nhiệm vụ, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm theo cách thủ công.

Cũng không có cách nào để cộng tác trong thời gian thực hoặc gửi thông báo cho người được giao nhiệm vụ.

Tất nhiên, có một giải pháp dễ dàng cho vấn đề này, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án với sơ đồ Gantt tích hợp sẵn, như Workamajig. Vì các công cụ như vậy đưa dữ liệu dự án vào ngay sơ đồ Gantt, chúng giúp cập nhật và quản lý sơ đồ dễ dàng hơn nhiều.

Nhưng trong trường hợp bạn không sử dụng phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý các sơ đồ của mình.

Không thích hợp cho các dự án linh hoạt

Sơ đồ Gantt là một yếu tố quan trọng của phương pháp quản lý dự án mà bạn có ý tưởng rõ ràng về các yêu cầu từ trước. Nếu bạn biết chính xác những nhiệm vụ phải hoàn thành, khi nào và bởi ai, bạn có thể tạo một biểu đồ chi tiết về toàn bộ dự án mà nhóm của bạn có thể theo dõi.

Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không có ý tưởng rõ ràng về các yêu cầu của dự án, bạn sẽ không nhận được nhiều lợi ích từ sơ đồ Gantt.

Không thể phủ nhận rằng sơ đồ Gantt là một công cụ tối ưu trong quản lý dự án, giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng tình hình thực hiện dự án của các thành viên trong nhóm, tiến độ, hiệu suất cũng như kịp thời phát hiện những vấn đề có thể xảy ra, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.

Mong rằng với những thông tin trong bài viết hôm nay đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về sơ đồ Gantt là gì, ý nghĩa của sơ đồ Gantt trong quản lý dự án cũng như các ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt khi ứng dụng để quản lý dự án.