Với những ai đang hoạt động hay đảm nhiệm công việc liên quan trong lĩnh vực tài chính kinh doanh thì không khỏi thắc mắc về khái niệm PO là gì? Purchase order là gì?. Vậy chính xác PO là gì? PO khác gì với hóa đơn trong doanh nghiệp hay còn gọi là Invoice. Tác dụng của chúng như thế nào với quy trình tài chính trong doanh nghiệp? Tất cả những gì bạn thắc mắc bên trên sẽ được Chống thấm Tín Phát chia sẻ ngay những thông tin bên dưới đây.
PO là gì?
PO là viết tắt của Purchase order có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng là xác nhận chính thức của đơn hàng mà người Mua (Buyer) gửi cho người Bán (Seller) xác nhận về việc mua hàng. PO còn được xem như một loại giấy tờ được ủy quyền trong vấn đề giao dịch và buôn bán. Khi người bán đồng ý, Purchase order sẽ trở thành thỏa thuận mang tính ràng buộc tương tự như hợp đồng mà cả hai bên đã đồng ý ký kết.
Đơn đặt hàng (PO) còn có thể là một phần quan trọng của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nó là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ và phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp như giá trên mỗi đơn vị hai bên mua bán đã đàm phán, số lượng của từng mặt hàng được mua, điều khoản thanh toán, các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc, kích thước,… giảm giá, ngày thực hiện hoặc giao hàng, điều khoản và điều kiện liên quan khác và xác định một người bán cụ thể. Điều này cũng được xem như là hệ thống thông tin trong quá trình mua bán.
Mỗi đơn đặt hàng thường nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai dễ dàng và khớp với hồ sơ vận chuyển.
PO là gì trong vận tải
PO trong lĩnh vực vận tải cũng có nghĩa là Đơn đặt hàng, nhưng nó là hình thức theo hợp đồng mua bán và nó có đặc điểm riêng biệt:
– Giá trị của đơn hàng tương đối lớn
– Là giao dịch đầu tiên và không có thông tin về họ
– Không thực sự tin tưởng doanh nghiệp
– Có mối quan hệ đối với đấu giá vận chuyển
– Giao dịch kiểu chuỗi (liên kết với cung cấp và giao dịch dài hạn)
PO là gì trong bưu chính viễn thông
Trong bưu chính viễn thông PO có nghĩa là Bưu điện nơi sẽ diễn ra các cuộc giao dịch khi nhận hàng hóa hay chuyển giao hàng hóa, thư từ.
PO là gì trong thanh toán
PO trong thanh toán là viết tắt của từ Payoneer là một loại thẻ cho phép rút tiền từ tài khoản Paypal của mình. Payonee là một công ty cung cấp dịch vụ thẻ ghi nợ, chuyển tiền cho nhiều quốc gia, thanh toán trực tuyến và giao dịch thương mại điện tử. Khi muốn đăng ký thẻ chúng ta có thể chọn nhận tiền tại các ngân hàng tại Việt Nam.
Tác dụng cũng như lý do sử dụng PO là gì?
Tác dụng của PO
– Đặt kỳ vọng rõ ràng: Ở đây PO cho phép người mua làm rõ nhu cầu của bản thân cho các nhà cung cấp. Cả hai bên có thể sử dụng chúng trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
– Giúp quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm khách mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay đang chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
– Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng PO được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.
– Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: PO sẽ được dùng trong trường hợp không có hợp đồng chính thức lúc này nó sẽ là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ là sau khi nhà cung cấp đồng ý.
– PO là một phần quan trọng của con đường kiểm toán: Kiểm toán viên luôn tìm kiếm sự khác biệt về tài chính để doanh nghiệp cần sửa đổi. Nên việc phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu đúng đắn và hợp lý để các kiểm toán viên không có thắc mắc gì.
– Đơn đặt hàng cũng là tài liệu quan trọng cho các nhà cung cấp để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều.
– PO được coi là tài liệu xác thực được sử dụng để kiểm tra các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng theo thời hạn và chất lượng dịch vụ trong các trao đổi giao dịch. PO như một hợp đồng đã được thỏa thuận giữa hai bên và được ký kết. Thường, một Purchase order sẽ bao gồm số lượng, giá cả, điều khoản giao hàng, đóng gói, thanh toán và các điều kiện khác.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng PO
Mục đích của việc tạo PO là tìm kiếm các dịch vụ và vật phẩm để sử dụng trong các giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn. Đối với các công ty tư nhân, nó có thể được sử dụng để yêu cầu khách hàng sử dụng các sản phẩm nhập khẩu hoặc tìm kiếm các sản phẩm được sản xuất tại địa phương.
Và trong quá trình giao dịch, các giao dịch đôi khi có thể xuất hiện những sự cố cũng như những rủi ro. Việc sử dụng các đơn đặt hàng tại thời điểm này sẽ giúp:
+ Nếu người mua từ chối trả tiền cho dịch vụ hoặc hàng hóa, người bán sẽ được bảo vệ
+ Giúp cho vấn đề chi tiêu sẽ được quản lý tốt hơn, cụ thể PO giúp đại lý quản lý các yêu cầu mới và chi phí đặt hàng trong tình hình hiện tại
+ Người mua có thể truyền lại mong muốn, ý định hay lựa chọn của mình cho người bán.
+ PO giúp nền kinh tế hợp lý hóa quy trình mua hàng theo một quy trình chuẩn, cụ thể quá trình mua sẽ tuân theo định mức, trở nên hợp lý hơn theo thứ tự.
Các tổ chức tài chính có thể cung cấp các hỗ trợ tài chính theo PO cho doanh nghiệp khi cần. Nhiều cơ sở về tài chính, thương mại chủ yếu được cung cấp thông qua các đơn hàng thường xuyên được sử dụng như:
+ Đóng trước hạn tín dụng
+ Gia hạn tín dụng
+ Thương mại uy tín
+ Gia hạn tín dụng trên hóa đơn cũ
+ Xác nhận lệnh tiện ích
Hiện tại ứng dụng của PO là gì?
– Tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày hay trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu)
– Giúp tìm kiếm dịch vụ và tiện ích
– Yêu cầu khách hàng sử dụng sản phẩm nhập khẩu, dành cho những doanh nghiệp tư nhân).
– Tìm kiếm các sản phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên và được sản xuất trong nước
– Tìm kiếm những hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ nhất là từ thiên nhiên hoặc là những sản
phẩm hàng hóa được sản xuất trong nước.
– Tối ưu hóa việc mua hàng
Những nội dung chính của PO là gì?
Một PO bao gồm các nội dung cơ bản sau:
số và ngày, thông tin người mua, thông
tin nhà cung cấp, PIC, mô tả hàng hóa,số lượng, thông số kỹ thuật, chất lượng hàng
hóa, nhãn hàng hóa và đơn giá hàng hóa. Sản phẩm hóa chất, giá trị hợp đồng, điều
khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, tài khoản ngân hàng, chữ ký, con dấu đại
diện, ….
– Số và ngày (Number and date)
– Thông tin người Người bán/ Người mua: Tên, liên hệ, số điện thoại, Fax (Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax)
– PIC
– Mô tả hàng hóa, sản phẩm (Goods description/Commodity/Product)
– Số lượng hàng hóa, sản phẩm (Quantity)
– Thông số kỹ thuật và chất lượng (Specifications/Quality)
– Đơn giá và nhãn hàng (Unit price)
– Tổng số tiền hay giá trị hợp đồng (Total amount)
– Điều khoản thanh toán (Payment terms)
– Thời gian giao hàng – điều khoản giao hàng (Delivery term)
– Tài khoản ngân hàng
– Hướng dẫn đặc biệt (giảm, FOC …) – (Special instruction) (discount, FOC…)
– Chữ ký, con dấu (Signature)
Nội dung sẽ chia làm 3 phần cơ bản:
+ Phần mở đầu: sẽ bao gồm tên gọi, mã số của đơn đặt hàng, tên gọi của công ty mua và bán, địa điểm và thời gian đặt đơn.
+ Phần nội dung chính: sẽ bao gồm tên gọi, quy cách hàng hóa, các điều khoản về số lượng, chất lượng, đóng gói bao bì, giá cả, phương thức vận chuyển, thanh toán, địa điểm giao hàng, kiểm nghiệm, bảo hiểm, điều khoản về vi phạm hợp đồng, tranh chấp, điều khoản bất khả kháng.
+ Phần kết: sẽ bao gồm số bản đơn đặt hàng, thời gian có hiệu lực, tên của người ký và con dấu của hai công ty.
Các điều khoản chính của PO
Điều khoản chất lượng
– Chất lượng cả chất lượng bên trong và cả bên ngoài của hàng hoá gồm các tiêu chí về tính năng và tạo hình bên ngoài.
– Nội dung chính của điều khoản này: tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quy cách và nhãn hiệu hàng hoá.
– Bên mua hàng cần dùng cách thức rõ ràng để xác định tiêu chuẩn chất lượng có thể chấp nhận của hàng hoá, bằng cách:
+ Dùng bản vẽ hoặc giấy tờ kỹ thuật để quy định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
+ Dùng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành nghề để quy định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
+ Dùng vật mẫu để xác định tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
Điều khoản về giá
– Giá cả của hàng hóa chính là giá trị tiền mỗi đơn vị tính hàng hoá.
– Nội dung chính của điều khoản về giá: giá cả, loại tiền, đơn giá, tổng giá cụ thể là giá tiền mỗi đơn vị tính, loại tiền, địa điểm giao hàng, thuật ngữ thương mại quốc tế, phương thức định giá hàng hoá.
Điều khoản số lượng
– Số lượng là bằng hệ đo lường nhất định để thể hiện trọng lượng, con số, độ dài, diện tích, dung tích của hàng hoá.
– Nội dung chính của điều khoản số lượng bao gồm: số lượng giao hàng, đơn vị, cách tính, khi cần phải nêu rõ phạm vi sai số.
Điều khoản đóng gói bao bì
– Đóng gói là thao tác cho hàng hoá vào trong bao đựng phù hợp để đảm bảo yêu cầu về chất lượng và số lượng của hàng hoá trong quá trình bảo quản, vận chuyển đặc biệt là để tiện lợi cho việc bốc dỡ.
– Nội dung chính của điều khoản đóng gói bao gồm: về chất liệu bao bì, phương thức đóng gói, phí đóng gói, ký hiệu chuyên chở, cụ thể là dấu hiệu nhận biết, phương thức đóng gói, yêu cầu chất liệu, yêu cầu về môi trường, quy cách, chi phí, ký phân loại chuyên chở.
Điều khoản vận chuyển
– Vận chuyển sắp xếp và đưa hàng hóa theo đơn đặt tới địa điểm giao hàng.
– Nội dung chủ yếu của điều khoản vận chuyển: phương thức vận chuyển, thời gian vận chuyển, nơi chuyển đi và nơi chuyển đến, thông báo vận chuyển.
– Trong hợp đồng FOB, CIF và CFR, nhà cung cấp chỉ cần vận chuyển hàng hóa lên thuyền hoặc phương tiện chuyên chở khác, nhận vận đơn là hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng.
Bạn có thể tìm hiểu nhiều hơn về CIF, CFR hay FOB là gì?
Điều khoản kiểm nghiệm
– Kiểm nghiệm hàng hóa là việc kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa theo điều kiện hợp đồng, liên quan tới số lượng, chất lượng, bao bì.
– Nội dung chính gồm: thời gian kiểm nghiệm, cơ quan kiểm nghiệm, công cụ kiểm nghiệm, tiêu chuẩn và phương thức kiểm nghiệm.
Điều khoản thanh toán
– Thanh toán là việc trả tiền hàng vào thời gian, địa điểm quy định, bằng phương thức nhất định.
– Điều khoản thanh toán cần có:
+ Nói rõ phương tiện thanh toán, có thể là trả bằng tiền hoặc ngân phiếu (lệnh phiếu), thông thường là ngân phiếu.
+ Nói rõ phương thức thanh toán, có thể là ngân hàng cung cấp tín dụng (thư tín dụng), ngân hàng không cung cấp tín dụng nhưng có thể là đại diện (thanh toán trực tiếp hoặc nhờ thu).
+ Nói rõ thời gian thanh toán, bao gồm đặt cọc, đến hạn thanh toán, chậm thanh toán.
+ Nói rõ địa điểm thanh toán, thông thường là địa điểm của người thanh toán hoặc ngân hàng được chỉ định.
Điều khoản bảo hiểm
– Bảo hiểm là quá trình doanh nghiệp mua bảo hiểm từ công ty bảo hiểm và nộp phí bảo hiểm. Trong quá trình vận chuyển nếu hàng hoá bị tổn thất, công ty bảo hiểm sẽ căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm bồi thường kinh tế cho doanh nghiệp.
– Nội dung chính của điều khoản bảo hiểm bao gồm: xác định loại hình và mức bảo hiểm, chỉ rõ người mua bảo hiểm và phí bảo hiểm. Căn cứ thông lệ quốc tế, những hàng hoá xuất khẩu theo phương thức CIF và CIP, thường sẽ do nhà cung cấp mua bảo hiểm, hàng hoá nhập khẩu theo phương thức FOB và CPT thì do bên mua tự mua bảo hiểm.
Điều khoản bất khả kháng
– Bất khả kháng là những trường hợp, sự cố bất ngờ không thể dự đoán, con người không thể khống chế, xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, như chiến tranh, bão lũ, động đất, làm gián đoạn việc thực hiện hợp đồng.
– Nếu bên nào đó gặp phải việc bất khả kháng có thể được miễn trừ trách nhiệm hợp đồng. Nội dung chính gồm có: định nghĩa của những việc bất khả kháng, phạm vi áp dụng, hậu quả pháp luật, quyền lợi và nghĩa vụ hai bên.
Điều khoản trọng tài
– Thoả thuận trọng tài là hai bên tự nguyện đưa những việc tranh chấp cho bên trọng tài thứ ba phán quyết.
– Nội dung chủ yếu của thoả thuận trọng tài gồm: cơ quan trọng tài, quy trình phán quyết, địa điểm ứng dụng và hiệu lực trọng tài.
Hóa đơn bán hàng hay gọi là Invoice chính là tài liệu được gửi bởi nhà cung cấp cho người mua.
Hóa đơn được thiết lập là một văn bản để xác thực thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hóa hay dịch vụ.
Nội dung trong hóa đơn bao gồm:
+ Ngày mà hóa đơn được tạo
Nếu doanh nghiệp có các điều khoản ở đây là thời hạn thanh toán, họ sẽ muốn để vào ngày để khách hàng biết khi nào đến hạn thanh toán.
+ Tên, địa chỉ của nhà cung cấp và của khách hàng
Hóa đơn trong phần mềm kế toán có thể chỉ yêu cầu email của khách hàng nhưng nên có bao gồm địa chỉ và số điện thoại để cần trong trường hợp doanh nghiệp cần gửi thư hoặc tài liệu thực hoặc khảo sát khách hàng.
+ Tên liên lạc cụ thể của các cá nhân ở hai doanh nghiệp hoặc chúng cũng có thể là của doanh nghiệp và cá nhân.
+ Mô tả những mặt hàng được mua đó là sản phẩm hay dịch vụ gồm giá cả và số lượng.
Sự giống nhau
– PO và Invoice đều là hợp đồng có ràng buộc pháp lý, tức là thỏa thuận đã được thực hiện bởi cả người mua và nhà cung cấp và các hành động mà họ đưa ra trong tài liệu đều là bắt buộc.
– PO (Purchase order) và hóa đơn (Invoice) đều bao gồm: chi tiết đơn hàng, thông tin gửi thư và giá cả, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc giảm giá), lịch thanh toán và tổng số tiền do nhà cung cấp.
Sự khác nhau
– Đơn đặt hàng được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hoặc dịch vụ, còn với hóa đơn được tạo bởi người bán để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa được bán.
– Đơn đặt hàng được gửi cho người bán còn hóa đơn được gửi cho người mua.
– Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng của đơn hàng, lúc này hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
– Đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng mà hóa đơn thì được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất.
– Một đơn đặt hàng nêu rõ chi tiết hợp đồng mua bán còn với hóa đơn để xác nhận việc bán hàng.
Các bước tạo đơn hàng
Thường có 04 bước để tạo một đơn đặt hàng:
Chuẩn bị kế hoạch đặt hàng => Đánh giá nhu cầu đơn hàng => Tính toán dung lượng đơn đặt hàng => Lập kế hoạch đơn hàng
– Chuẩn bị kế hoạch đặt hàng
+ Tiếp nhận nhu cầu thị trường
+ Tiếp nhận nhu cầu sản xuất:
+ Chuẩn bị tài liệu môi trường đơn hàng: thông tin về nhà cung cấp, Thông tin về tỉ lệ đơn hàng, Thông tin về bao bì nhỏ nhất, Chu kỳ đơn đặt hàng, Tạo tài liệu chi tiết về kế hoạch đơn hàng bao gồm tên gọi hàng hoá, số lượng cần, thời gian giao hàng.
– Đánh giá nhu cầu đơn hàng
+ Tài liệu kế hoạch đơn hàng => Phân tích nhu cầu thị trường => Phân tích nhu cầu sản xuất => Xác định nhu cầu đơn hàng => Nhu cầu đơn hàng
+ Phân tích nhu cầu thị trường
+ Phân tích nhu cầu sản xuất
+ Xác định nhu cầu đơn hàng
– Tính toán dung lượng đơn hàng
Chỉ khi tính toán chính xác dung lượng đơn hàng mới so sánh được nhu cầu và dung lượng, sau khi tổng hợp cân đối, cuối cùng lập kế hoạch đơn hàng chuẩn xác.
– Lập kế hoạch đơn hàng
Lập kế hoạch đơn hàng là mắt xích cuối cùng của kế hoạch mua hàng, cũng là mắt xích quan trọng nhất gồm so sánh nhu cầu đơn hàng và dung lượng đơn hàng, tổng hợp cân đối, xác định kế hoạch chứng nhận lượng còn dư, lập kế hoạch đơn hàng.
Tổng kết
Qua những gì chúng tôi chia sẻ ở trên về PO hay Purchase Order là gì hy vọng sẽ đem lại cho bạn những thông tin có giá trị. PO hay đơn đặt hàng với những tác dụng mà nó mang lại thì bạn cũng đã hiểu tại sao mọi doanh nghiệp đều cần dùng. Không chỉ vậy PO còn là từ viết tắt trong nhiều lĩnh vực với ý nghĩa khác nhau, tùy theo từng trường hợp mà bạn sử dụng.
Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết này của chongthamvietnam.vn hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo nhé !!!
