Khi viết hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ, hóa đơn VAT) thì có một thứ rất dễ khiến chúng ta mắc lỗi, đó là số tiền hàng bị lẻ và dẫn tới số tiền thuế bị lẻ, từ đó khi cộng tổng tiền sẽ bị lệch số tiền do việc làm tròn số tự động. Khắc phục điều này như thế nào? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT chính xác nhất nhé.
Contents
Những lưu ý khi viết hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT dù viết tay trên hóa đơn giấy hay viết trên hóa đơn điện tử thì đều phải chính xác và không được để sai sót. Bởi nếu sai thì bạn không được phép sửa trực tiếp trên hóa đơn đó mà phải làm thủ tục điều chỉnh. Vì vậy đối với mọi kế toán, một nguyên tắc rất quan trọng là phải cẩn thận, thận trọng. Vậy phải lưu ý những gì khi viết hóa đơn GTGT?
- Thứ 1 là thời điểm lập hóa đơn. Các hóa đơn phải viết theo trình tự thời gian tăng dần, liên tục chứ không được phép lộn xộn về thời gian. Việc này được kiểm soát thông qua báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, số hóa đơn được kê khai trong mỗi kỳ (tháng, quý). Ngoài ra còn phụ thuộc vào thời điểm ghi nhận doanh thu theo hợp đồng để lập hóa đơn.
- Thông tin khách hàng, người nhận hóa đơn: Kế toán phải viết đúng, đầy đủ thông tin về khách hàng. Lưu ý là nếu khách hàng là cá nhân thì ghi ở mục tên khách hàng/tên người mua hàng, nếu khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp thì ghi ở mục tên đơn vị. Ngoài ra phần địa chỉ của khách hàng cần ghi đầy đủ, chi tiết cả về số nhà, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Với những tên địa chỉ dài thì chúng ta nên thử viết ra nháp trước để biết cỡ chữ lớn nhỏ đến đâu là đủ.
- Số tiền: đây là phần rất quan trọng. Nếu bán hàng hóa thì cần phải ghi rõ đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Tuy nhiên có 1 lưu ý là khi tính thuế thì cần đảm bảo làm tròn cho đúng. Ngoài ra trong một số dịch vụ hoặc hàng hóa đã bao gồm thuế và số tiền là 1 số tròn thì khi tính ngược trở lại số tiền trước thuế, tiền thuế thì nếu làm tròn không tốt sẽ bị lệch số tiền so với ban đầu.
Do đó để giúp viết hóa đơn GTGT được chính xác, giảm sai sót thì chúng ta cần phải nắm được cách làm tròn số sao cho đúng. Nên viết nháp hóa đơn trước và tính toán số tiền trên Excel, kết hợp các hàm làm tròn số để tính ra kết quả chính xác.
Cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT
Việc làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT thường có 2 dạng chính:
- Dạng 1: Tính xuôi. Tức là tính tuần tự từ Số lượng * Đơn giá = Thành tiền. Từ tổng tiền tính ra Số thuế GTGT = Thành tiền * Thuế suất. Tiền sau thuế = Thành tiền + Tiền thuế GTGT. Dạng này chỉ quan tâm tới 2 yếu tố là Số lượng và đơn giá. Việc làm tròn số chỉ ảnh hưởng khi tính số tiền thuế.
- Dạng 2: Tính ngược. Tức là biết trước số tiền sau thuế, từ đó tính ngược lại số tiền trước thuế và số thuế phải nộp. Dạng này thường gặp với dịch vụ hoặc một số hàng hóa được quy định cụ thể giá bán trên hợp đồng từ trước. Số lượng bán thường là 1 và đơn giá chính là số tiền trước thuế. Dạng này phải làm tròn theo phương pháp bù trừ giữa tiền trước thuế và tiền thuế.
Xét các ví dụ sau để hiểu rõ hơn về 2 cách làm tròn này:
Làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT theo cách tính xuôi
Đề bài:
Cho thông tin về hóa đơn như sau:
Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:
- Mặt hàng 1: Số lượng 23, đơn giá 45532
- Mặt hàng 2: Số lượng 6, đơn giá 21350
- Thuế suất GTGT 10%
Tính tổng tiền của hóa đơn.
Cách làm:
Từ nội dung trên chúng ta có thể xây dựng bảng tính trên Excel như sau:
Các bạn có thể thấy nếu làm thông thường (không dùng hàm làm tròn số) thì phần tiền thuế GTGT trong ví dụ trên có số lẻ, cụ thể là số 117,533.6 (dấu phẩy ngăn cách phần nghìn, dấu chấm ngăn cách phần thập phân – đây là thiết lập trong máy tính của người viết bài).
Như vậy trong trường hợp này phải làm tròn cho số tiền thuế.Công thức tại ô C7 đang tính là =C5*C6. Khi đó có thể được viết lại với hàm làm tròn số như sau:
=ROUND(C5*C6,0)
Dùng hàm ROUND làm tròn hết phần thập phân. Kết quả thu được như sau:
Như vậy kết quả tại ô C8 đã đúng, bởi theo nguyên tắc số tiền không được phép có số <0. Trong ví dụ trên việc định dạng có 1 chữ số phần thập phân để giúp các bạn phân biệt giữa trước khi làm tròn và sau khi làm tròn. Trong thực tế công việc không cần định dạng hiển thị phần thập phân cho các mục số tiền.
Tham khảo: Hướng dẫn cách làm tròn số tiền trên Excel trong kế toán
Làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT theo cách tính ngược
Đề bài:
Cho thông tin về hóa đơn như sau:
- Chỉ có 1 mặt hàng. Tổng số tiền thanh toán của hóa đơn là 23 triệu 150 nghìn đồng chẵn. Số tiền này đã bao gồm thuế.
- Thuế suất GTGT 10%
Tính số tiền trước thuế và số tiền thuế của hóa đơn này.
Cách làm:
Biểu diễn nội dung đề bài trên Excel chúng ta có:
Dù tính ngược nhưng phương pháp tính vẫn phải đảm bảo đúng quy tắc. Do đó dù chưa rõ các nội dung như thế nào nhưng chúng ta cũng có thể xác định ngay công thức tính để ra được kết quả tại C8 theo cách tính xuôi.
Giả sử chúng ta có đơn giá là DG, khi đó:
Thành tiền = 1*DG =DG
Cộng thành tiền = DG
Tiền thuế GTGT = DG*10%
Tổng tiền hóa đơn = DG+DG*10%=23,150,000=DG*(1+10%)=DG*1.1
Khi đó:
DG=23,150,000/1.1 điều này tương đương với C5=C8/1.1
Kết quả là:
Tuy nhiên trong trường hợp này số tiền ở các ô C5 và C7 đều là số có phần thập phân. Theo cách làm tròn thông thường chúng ta hay làm như ở cách tính xuôi là dùng hàm ROUND như sau:
Như vậy khi làm tròn thì kết quả lại bị sai lệch 1 đồng. Đây chính là lỗi sai rất thường gặp phải trong kế toán. Bởi trong trường hợp này đã làm tròn lên ở cả 2 vị trí ô C5 và C7 (đều có 0.5 được làm tròn lên 1). Kết quả là lệch 1 đồng.
Cách khắc phục:
Để khắc phục trường hợp này, chúng ta chỉ áp dụng làm tròn cho 1 vị trí mà thôi, áp dụng cho vị trí được tính ra trước (ô C5). Vị trí còn lại sẽ được tính bằng cách lấy Tổng tiền – Số đã tính được
Cụ thể:
- Làm tròn ô C5 với hàm ROUND
- Ô C7=C8-C5
Kết quả như sau:
Đây được gọi là cách tính bù trừ. Khi 2 số chắc chắn cộng lại ra 1 kết quả thì nếu 1 số đã được làm tròn lên thì số còn lại phải làm tròn xuống. Nếu cả 2 số đều làm tròn lên thì sẽ làm kết quả sai lệch 1 đơn vị.
Các bạn có thể tải về file Excel mẫu để kiểm tra chi tiết hơn cách làm tại địa chỉ: http://bit.ly/2z0JhY9
Xem thêm:
Tìm hiểu về các hàm làm tròn số trong Excel và các nguyên tắc làm tròn số
Hướng dẫn lập công thức thông báo khi xuất kho bị âm trên Excel
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu tới các bạn khóa học Trọn bộ kỹ năng nghiệp vụ kế toán tổng hợp online trên Excel. Khóa học này sẽ giúp bạn bổ sung và hoàn thiện kiến thức kế toán tổng hợp, đồng thời bạn có thể tự tay xây dựng được trọn bộ file Excel để làm kế toán tổng hợp từ 1 file excel trắng. Chi tiết xem tại:
